【每年外稽都心驚膽跳？錯了，外稽老師不是敵人，而是貴人】
各位在職場打滾的朋友們，每年到了 ISO 系統的稽核日子，是不是就壓力山大、如臨大敵？
覺得外稽老師是來找碴的警察，是來攻城的敵人？
你們部門是不是瞬間進入「防守模式」，甚至想盡辦法「躲避」老師的眼睛？
如果你曾被稽核過，請先替自己按個讚！👍
前二週，我經歷ISO 14001/45001管理系統的外部稽核。
讓我自己有許多收穫和反思。
相信你看了我接下來要分享的實務經驗，
會讓你對「外稽」這件事有所改觀。
大部分多公司面對稽核時的三種反應：
1.防守型 ：受稽部門把老師當警察或敵人，只會被動回答問題。深怕被開缺失 (Major, Minor, 觀察事項)。
甚至把缺失數當部門 KPI，壓力爆大，會一直拜託老師「不要開缺失」。
2.躲避型 ：比防守更糟糕。平時沒完成的文件，稽核時趕快補件、甚至臨時"製造"記錄。
還會想辦法消耗稽核老師的時間，帶老師繞遠路、外出吃飯聊天，影響稽核進度。
3.積極型 ：這才是王道，真心把老師當成來幫忙的「貴人」。
虛心接受老師發現的缺失或建議，並積極討論如何改善。這種態度是主動去「挖寶」。
老實說，我以前也待過偏向防守型的團隊。
但現在身為部門主管，我認真思考：公司每年花數十萬做 ISO管理系統稽核驗證，難道只是為了拿一張證書走個過場嗎？
我改變了想法：既然公司花錢請了第三方專家，身為主管，我就要替公司爭取「最大的益處」。
我的目標很明確：從老師身上「挖出」寶貴經驗，來幫助我的部門和公司變更好。
要做到這點，你必須先建立幾個認知：
•認知一：大部分老師通常經驗豐富，是專家。 他們稽核過的廠區、看過的問題，絕對比你遇到的多。
•認知二：老師的職責是稽核，不是顧問。
他們收費是來查核你們公司符不符合標準，說寫作是否一致。
點出問題是他們的職責。
但，他們沒有義務提供你改善方法或建議。
•認知三：公司文化影響很大。 如果公司覺得被開缺失是丟臉的事，大家就會想掩飾，心態封閉，自然就變防守型。
•認知四：稽核老師，他也是人！ 他們不是神！ 他們會累、有情緒、有時間壓力。了解這點，你就知道怎麼「對症下藥」。
當你理解這些認知後，就可以善用我的「借力使力」心法：
1.對老師有禮貌、展現尊重。
記住老師也是人，需要被尊重。準備好茶水點心，讓老師感覺受禮遇。
你想想，如果你是老師，碰到一個態度好、客氣有禮、又受教的客戶，你會不會更願意分享一些「武功秘技」？ 答案是肯定的。
2.保持開放的心態 (Open Mind)，學會承認不足。
老師很專業，經驗老道，你的水平、你們公司的運作狀況，他一眼就能看出來。別想著去騙或去掩飾。
沒做好的就是沒做好，承認缺失，才能思考怎麼改善。
不要當場硬辯，除非外稽老師對法規或是條文解讀差異真的很大。
3.老師是對的，不代表你是錯的。
管理系統的運作方式，沒有絕對的標準答案。
老師的建議，通常是基於他的經驗，告訴你「可以做得更好」、「可以再優化」的地方。
不要認為老師想的跟你不同，就代表你是錯的。很多時候，都是從不同的角度看事情而已。
當你把這看作是讓自己、讓部門「變得更好」的機會，你的心態就打開了，呈現一種成長型思維。
【真實案例分享：看我怎麼把稽核變輔導、把老師變盟友】
案例一：老師幫我找到職安部門的盲點
這次稽核，一位老師 (A) 在看我們承攬商管理 SOP 時，覺得我們對不同類型承攬商（清潔保全 vs 施工）使用了相同規範，建議要依風險分級管理。
負責的同仁 (B) 一開始不理解，明明我們就有依風險管理，但老師怎麼不理解，同仁B覺得老師是來找碴的。
我介入了解後，態度客氣地詢問：
「老師，請問您發現我們哪裡可以做得更好？」 老師指出了 SOP 文字上的問題。
於是我把 SOP在投影布幕上秀出來，老師指出具體條文。同仁 B 說還是不理解。
我用更白話的方式向同仁說明老師要表達的意思：「老師是指 SOP 文字沒有清楚區分不同承攬商的管理方式，導致可能誤解。」
同仁 B 恍然大悟。
另一位老師 (C) 也加入討論，建議我們用SOP的流程圖，來走一次保全承攬商的管理流程。 結果一走流程，真的卡住了。
同仁 B 終於明白問題點。他自己因為是承辦人，看 SOP 會「腦補」實際做法。
但文字上確實寫得不清楚，外部人士（老師）看文字就會有疑問。
這時，身為主管的我當場承擔責任，向老師承認是我們的問題，謝謝老師提醒，這的確需要調整。
我立即提出修改 SOP 文字的建議。
老師們看到我們的開放和積極，
非常樂意提供建議：「不用多生表單，只要修改文字就好。」 這場互動，完全從「被稽核」變成了「免費的顧問輔導」。
最後，老師沒有開嚴重缺失，只列為「建議事項」。
結果呢？三贏。
1.部門贏： 找到了自己沒發現的 SOP 和流程盲點，並知道如何有效改善。
2.老師贏： 看到客戶願意虛心受教、積極改善，他也更有成就感。
3.公司贏： 管理系統因此更完善，花一樣的錢，得到的不只是一張證書，還有實質的流程優化建議。
案例二：借力老師，推動需要被"鼓勵"的部門。
職安人員常遇到的痛點是：很多時候管理系統的推動，都要自己人「打全場」。
而其他部門覺得這是職安的事，不太積極參與。
這次稽核到 ISO 14001 的產品生命週期評估。
我們研發 (RD) 部門做了很多很棒的節能、使用回收材料的工作，
但這些成果沒有被納入環境管理系統的機會。
兩年前老師就建議了，今年來看進展不大。
這時，主稽老師展現了高超的技巧。
他先大力讚美 RD 部門對公司業績的貢獻。接著巧妙地引導 RD 主管分享，節能高效產品成果（例如改個設計就能節能 20%）。
RD 主管被誇得很開心，滔滔不絕地分享了各種成就。
老師聽完後，再次讚美。
然後順勢建議：「這些這麼棒的成果，一定要納入我們的 14001 管理系統啊。現在 ESG、節能減碳這麼重要，你們只要把原本就在做的事，把它寫下來，作為管理系統運作的績效」
結果呢？RD 主管樂翻了！非常樂意與職安部門合作，把這些代表性成果列入管理目標或機會點。
老師甚至私下問我：「還有哪些部門需要幫忙推一把？」
我也趁機點出了另一個需要鼓勵的部門，老師也去進行了類似的「鼓勵」互動。
這個案例告訴我們：當職安部門自己難以推動某些本位主義強(害羞內向)的部門時，可以善用外部專家的力量。
老師以第三方的客觀視角，運用讚美和連結ESG趨勢 的方式。
更能打動其他部門，讓他們看到參與管理系統的價值，從被動變積極。
【總結：把稽核變機會，讓自己和公司都升級】
所以，把外稽老師當貴人，不是口號，是實質的職場智慧。
1.公司每年花錢請查證公司來，你就該想辦法替公司獲得最大的價值。
2.調整心態：缺失不可怕，可怕的是不願改變！要把稽核發現，當作優化和成長的機會。
3.透過開放、積極的互動，把單純的「稽核」升級為「有價值的顧問服務」。
4.這不僅幫助職安自己發現盲點、提升專業，更能借力老師的力量，促使其他部門動起來。
最終實現「管理系統單位、稽核老師、公司」三方都贏的局面。
市面上很少有教你「如何被稽核」或「如何藉稽核提升部門績效」的實務課程。這些經驗只能靠自己摸索或學長姐傳承。希望我的分享能給你一個新的視角。
下次外稽來了，別再躲了！
準備好你的茶點，帶著開放的心，跟老師們交流學習吧。
你會發現，原來稽核不只是挑戰，更是讓自己、讓團隊、讓公司變得更好的絕佳機會。
當我們把老師當貴人，就能創造三贏：
1.我們自己學到東西，找到盲點。
2.老師也感受到尊重與成就感。
3.公司獲得實質改善，管理系統升級。
最後我想說一句話送給所有正在準備外稽的朋友：
「要讓你的專業變好的人，是你自己；
要讓公司的管理更強，是你和每一次稽核中出現的『貴人』。」
別再怕被開缺失了。怕的是你什麼都沒學到。
