好的簡報結構助你一臂之力，讓簡報更有威力

前天保險公司和集團財務來稽核，亞洲區副總特別重視全程陪同，上ㄧ站是泰國廠，這一站是台灣廠，一下飛機直奔工廠，預計下午一點到。

而我一早就被叫去廠長辦公室，

老闆問:"副總昨晚mail通知，保險公司昨天在泰國廠，特別查Management of change(MOC，製程變更管理)，你資料有準備嗎?"
"有，一直以來都有做，資料準備好了。"
"好，拿來我看看。"

我抱了一大本歷年來的MOC紙本資料，老闆翻了翻。他問:"你剛來幾個月，這些都看得懂嗎?"
"看得懂，我查過這些都有follow SOP，只是做得有點簡單"
老闆:"沒關係，先求有"

我心想這資料真的有點弱，如果用之前保險公司稽核科技廠的標準，這鐵定會被打趴，而且這都不是我做的，一旦被問到，可能會被看破手腳。這時我突然冒出另一個想法，想問問廠長的看法。


"廠長，我有另一個建議，要不要拿我最近在執行中的案子來說?"
老闆說:"好啊"

我心想，糟糕，這次老闆怎麼答應得那麼快，讓我感覺毛毛的。

"廠長，可是這案例會增加製程風險，如果被保險公司知道，會不會增加困擾啊?"
廠長:"應該不會吧?我們不是都有做好管控嗎?"
我:"對啦，但這個例子是個雙面刃，如果報得好會很吸引人，如果報不好會造成困擾，更何況還沒跟副總報過"

"不用擔心，這個風險評估報告是你做的，一定沒問題"

聽老闆這樣說，我更擔心了，心中越來越糾結，就像自己挖洞給自己跳。

我:"不然這樣好了，如果被稽核到，先拿現成的紙本出來講，如果還不夠我再拿最新的資料出來補充。"

老闆:"我不同意，這次攸關工廠的營運，你應該一上場就使出大絕招，不然都不知道還沒有下次的稽核機會"
老闆:"你有準備簡報嗎?"
我:"有上個月的業務會議上報告的檔案，但不太完整"(其實只有三頁濃縮版的ppt，對象是講給其他非專業人士聽的報告)

老闆:"沒關係，你何時可以完成，下午一點客人就要來了"
我看看手錶:"恩，還有四個小時，應該中午前就能做好。"
老闆:"好，那就這樣辦，你先跟我去巡廠看看現場5S有沒有做好"

蝦密，不是讓我去作報告啊，我早上七點半已經提早巡完一遍了，但老闆開口還是得去。

回到辦公室，已經滿身汗也累了，看看手錶已經十一點，只剩不到二小時。

腦中開始想一下，福哥教我的"開場一二三"
這次保險公司為何而來?想問什麼?在意的是什麼?
為何特別看變更管理?我要講既有之前的案例?還是正在執行的案例?
要不要先講MOC的SOP?還是直接用一個案例串?
要如何呈現讓他們可以秒懂?要如何增加ppt張數，讓這簡報看起來是完整的。
要讓他們留下什麼印象?

主要的簡報結構梳理好，把手邊的中文word檔的資料，開始剪貼。
然後放上照片，大圖加標題，半圖半文字，只寫關鍵字，一頁一個重點。
英文不好，不要長篇大論，露出馬腳。

原本我只有三張投影片，最後變成十七張投影片，
你問我有沒有時間美化，當然沒有時間，更沒有時間去找扁平化的圖案。

到了12:30老闆又問"永慶，你報告好了嗎?"
我說:"好，我先講一遍中文版給你聽。"
他聽完後說:"這可以，但是記得保險公司有問再說，不然就不要先提。"

下午一點，五個阿斗仔，每個身高都超過185cm，一位是美國人，三個荷蘭人，一個德國人。
其中四個歐洲人又瘦又高，有個還長得像布萊德彼特，彷彿就是從電影裡走出來的。在他們旁邊，我身高182cm，頓時矮了一截。

廠長先介紹廠區和製程，接下來由我介紹三年前保險公司提的改善建議，總共16條，有夠多的，報完之後，我就回座。

長的像布萊德彼特的稽核員就說:"接下來，我們先做文件審查。"

還沒等保險公司開口說要檢查什麼文件，
這時廠長突然自己站起來說:"要不要我們先來說明MOC?"
我一聽，奇怪老闆怎麼沒按劇本走，暈。

布萊特彼得就說:"好啊"

於是我打開剛出爐的檔案，我:"接下來我會舉一個最新的案例來說明，我們是如何做變更管理。我會依序講........."

1.Introducion為什麼要做這件事?
2.Risk assessment如何做風險評估
3.Worse case simulation 最壞狀況災害模擬
4.Prevention 談安全系統設計
5.Emergency response 發生事故後的應變流程

最後結論時，我再重覆一次，我們作MOC的幾個主要流程。並且說明以上的報告是前期規劃，後續我們還會依據這個評估來增加相關的安全設備，修改相應的管理SOP，變更緊急應變程序，來降低風險。

在報告過程中，看到那幾個阿斗仔頻頻點頭，我就知道中了。

會議結束後，廠長秘書就跑來跟我說:"very impressive，副總說請你報得很好，請把投影片寄給他。"

廠長也很開心的跑來跟我說:"Good job，你今天的presentation是我看過最好的一次。"
"你講得很流暢，感謝你幫我們台灣廠，長臉了，副總很高興，我們今天應該過關了。"

真沒想到，只準備一個小時半的簡報，居然獲得那麼大的迴響。

後來想想，每個人都有機會遇到像我類似的狀況，
如果你是員工，你的老闆可能一早要你馬上整理報告，下午就要上場簡報。"
如果你是業務，你的客戶原本想要A方案，突然在提案前一天告知因為預算，要你提B方案。
如果你是工安，可能突然發生一件事故，要在半小時內彙整報告，召開緊急會議，向各主管說明最新狀況。

所以，我整理這次簡報成功的三個關鍵，與你分享，希望你在緊要關頭時可以派上用場。


1.結構化

在簡報前，我知道這些世界知名的保險公司派來的人，頭腦邏輯一定都很清楚，
也都有豐富的稽核經驗，要面對這一類的聽眾，簡報結構的邏輯是最重要的。

很多人在準備簡報時，資料太多，想講的東西也多，但是卻因為沒有結構，邏輯不順，即使你有學富五車，滿腹經綸，最後因為沒有好的結構，東繞西扯，讓聽眾聽得霧煞煞，就像導遊把你帶迷路的感覺。

簡單的簡報結構例如:1.PDCA; 2.Why/How/What; 3.說明現況/定義問題/提出解決方案/所需時間費用資源，可以多用這些萬用結構。

再次強調，有邏輯的結構，會讓聽眾覺得你有準備，有思考過，還沒正式講內容，就先贏一半了。並且依你的對象，配上一些行話，讓對方知道你也是住巷子內的，拉近彼此的距離，你的聽眾就會買單了。

2.具體化

圖勝於表，表勝於文，這個簡報常識大家都懂。圖包含真實照片或是扁平化的圖，依據你的目的做選擇。

但我相信具體的物品，更勝於照片。

這次簡報，當我在解釋氣體偵測器設計時，雖然投影片已放有現場照片，但因為這些稽核者沒去過現場所以沒什麼感覺。

於是我很大膽的跟客人借他桌上的咖啡杯跟杯盤，這時全場所有的目光都被我手上的咖啡杯所吸引。我開始將咖啡杯比喻成化學桶槽，杯盤是防液堤。我先問台下的阿斗仔，請問如果是你會如何設計氣體偵測器的位置?

接下來，就看到這些阿斗仔用各種腔調的英文七嘴八舌的回答，其實我也不是很清楚他們在說什麼，反正聽完後，我就是先說:"oh,good,yes......and  my design is......."，然後就換我繼續說明氣體偵測器設置位置，連動警報和緊急遮斷方式，以及我會何要這樣設計。

後來我把咖啡杯還給客人時，在台上向他說"Thank you"，他也回我: "It's my pleasure"
這時全場就哄堂大笑。

這一招真得很好用，一開始根本沒想到要用道具，後來發現眼前桌上就有咖啡杯，靈機一動借來當道具，效果非常好，不僅可以吸引目光也可讓他們覺得有趣。

簡報就是要有料有趣有感。

3.不要躲在座位上

很多人在做簡報時，習慣就是坐在座位上或是躲在講桌後，眼睛看著螢幕不看對方，只對著空氣講話。和聽眾彼此完全沒有互動。這些行為在簡報溝通時完全沒有幫助，甚至是大大的扣分。

以我這次為例，雖然準備的很匆促，但我清楚知道整間會議室我對這內容最熟，因為這報告是我做的。
即使我的英文可能是會議室裡最差的，但我還是很有自信的面對阿斗仔報告。

而且我會很認真的看聽眾，當他們用我聽不懂的荷蘭腔英文提問時，我會往前走，靠近他們的座位，彎下腰，皺著眉頭，看著他的眼睛，請他再重複一次問題。

而當他看到我充滿疑惑的表情時，他也會擔心是不是因為他的口音很特別讓我聽不懂，而改用比較慢的速度和比較淺顯的字眼來提問。
如此我就聽得懂對方的提問，當然可以順利回答他的疑問。

這樣的互動才會讓彼此溝通更有效。

簡報的目的，不僅是讓對方了解我們的做法，更重要是的讓他們知道我在乎他。
或許我的回答他不一定滿意，但相信能感受到我的誠意和友善的態度。

記得簡報的對象不是住在螢幕裡，而是在台下。
站起來，眼睛看著對方講，會讓你看起來更有自信。


前天完成簡報後，我走回辦公室，這時就有負責排程的主管跑來跟我說:"永慶啊，聽說你剛剛表現的超棒，讓保險公司和集團財務都很滿意"
我笑笑回答說:"讓客人留下好的第一印象是很重要的"


"結構化，具體化，不要躲在座位上"，相信在緊要關頭時能助你一臂之力，讓簡報更有威力。