如果投影片不是你做的，卻要上場簡報，該怎麼辦?
這次是我進入職場十幾年，第一次遇到難得的經驗，或許有一天你像我一樣，如果遇到了，該如何從容不迫自信登場，和你分享今年我參與"十大永續典範獎"得獎背後的故事。
2020/10/19(一)帶著興奮的心情到新公司報到，上午剛完成新人訓，下午同事匆忙跑來找我:"經理，經理，剛收到通知，之前報名參加的比賽，這周五要參加決選簡報，要找誰去?"，言語間透露出些許緊張。
我滿臉疑惑的問:"是什麼比賽?很重要嗎?"
"很重要，公司參加台灣永續獎比賽那麼多年，第一次入選前十六強，這次如果進入前十名，可獲得十大永續典範獎"
我心想，這關乎公司榮譽，應該要請老闆親自出馬吧?於是趕緊去徵詢，老闆聽完笑了一下，他說"永慶你去，我相信你沒問題。"
真是出乎意料，但老闆都說話了，我只能"報告，是"。
回到座位上，馬上問同事:"請問比賽送審資料誰最熟?"
"A同仁最熟，但他三個月前已離職。"
"他有沒有留下什麼資料?"
"有，只有一份初審的簡報檔，經理你不用擔心，大不了照念就好"
一看投影片，內容非常豐富，還有密密麻麻的數字，對我來說真是天書。因為1.我是剛報到的新人，對公司不熟 2.參賽的內容，不是我的專精領域3.投影片不是我做的。
心想沒關係，距離週五比賽，至少還有四天，最壞的狀況，大不了打掉重練。
這時同事又說"經理，主辦單位說明天中午前就要交檔案，為了參賽公平，之後不能再改投影片。"，"另外簡報限制七分鐘，投影片不能超過12張"
"什麼，投影片數量還有限制?"，我算了一下，頭尾加大綱就三頁，結構投影片三頁，只剩六頁可以用。一看手錶，剩不到24小時，這個決選比賽，會不會太刺激了。
這時又發現主辦單位的比賽規則:"書面初審分數占50%，口頭簡報占50%"。目前只知道書面審查在前十六名，假設是第十六名，最後要進前十名，簡報分數至少要前三名才穩妥。看起來，難度真的非常高。
這是新工作的第一戰，一定要全力以赴。對我來說，把這當作是老天考驗我的機會，勇敢面對。我告訴自己，雖然自己只是新人，但應該想辦法把同仁的努力成果，讓評審看見，替公司爭取榮譽。
雖然手中已經有別人做好的投影片，但我不能只當讀稿機，必須把內容消化後用自己的話說出來。
以下五個重點是這次學到的經驗，與你分享，相信對日後簡報會有幫助。
1.找亮點
準備簡報前，先問自己三件事，1.聽眾是誰?2.聽眾想聽什麼?3.最後希望聽眾記得什麼?
比賽能進到前十六強的都是台灣知名企業，這些公司，都會用說數據圖表來呈現公司的優良表現。而評審也是相關的專家學者，因此如果只比數據績效，我們很難脫穎而出。而且評審要連續聽十幾家公司簡報，也會很燒腦，所以該如何讓評審留下印象?才是重點。
公司過去一年做了很多節能減碳改善，廢棄物減量回收，綠色設計，數十個KPI和改善案。到底要選哪一個?只有七分鐘，究竟該凸顯什麼亮點，才能讓我們公司被選為十大典範呢?
這時突然想到TEDxTaipei講者，余懷瑾老師曾經說過"做個有溫度的人"。就讓我聯想到"對啊，數據是冷的，人才是暖的。"
在企業邁向永續過程中，本質就是對人的關懷。企業對環境友善，就可讓人過得更好。如果只報告節電幾度，溫室氣體減排多少量，公益活動辦了多少場，其實對一般人是無感的。所以這次我選了"長期照護平台"做為亮點，這是公司智能事業部和台南市政府合作的專案，每個人都會變老，每個人家中都有長輩，我相信這是一個有溫度的亮點。
找亮點，要找自己有感的，才能讓聽眾有感。
2.順結構
找到亮點後，要優化簡報結構。因為投影片不是自己原創，完全沒有手感，而且離交卷時間剩不到一天，無法打掉重做。因此要先推敲原作者的脈絡，然後要用自己的話說出來。
如果你問我，如果遇到不理解原作者邏輯時，該怎麼辦?我認為應該要勇敢地依自己的思維來調整結構。因為要負簡報成敗責任的是自己，而不是別人。
這次我先從公司的營運策略，新事業規劃是結合聯合國的永續目標，從醫療和智能科技的大方向切入，聚焦在長照平台的成果，然後用一個故事案例來收尾。
為了讓評審有感，我特地向負責長照專案的同仁請教執行細節，他分享了一個很棒的故事給我，"有一位住台南偏鄉的陳婆婆，兒女長期不在身邊，有一次心率感測器偵測到心臟異常，將數據回報社福機構，在黃金時間內迅速安排就醫治療...."
這次簡報結構用理性開場，感性結尾，從大方向出發，小故事結尾。
3.除雜訊
簡報就是報重點，不能有雜訊干擾，避免讓評審一看投影片就被投影片內的雜訊轟炸。
因此邀請部門同仁集思廣益，檢視每張投影片內容，弄清楚每個數據來源計算方式，思考每個顏色，每個符號標示的意義。只要對簡報沒加分，不是重點的內容全部刪掉。顏色控制在三種內，字體統一，無意義的方塊箭頭線條，通通除掉。
另外還要花時間把不懂的弄懂，如果真的還弄不懂，那就刪掉，避免被評審問到時答不出來。這一段很重要，但因為內容不是我的專長領域，無法在短時間內做判斷，幸好同仁願意和我分享。
去蕪存菁，留下重點，突出亮點。
4.練到熟
簡報教練王永福-福哥在"上台的技術"提到，一場簡報除了內容外，要重視開場和結尾。開場是引起注意，結尾是留下印象，call to action。
我過去開場時，會因為緊張，導致語速過快，想急著在短時間內把一堆東西倒給聽眾，但這樣會讓聽眾感覺講者急躁，不穩重，無法達到簡報的目的。所以特別練習開場第一分鐘，慢慢說，用穩重的語氣說，今天的重點是什麼，然後切進主題。感性收尾，講故事，一分鐘也是慢慢說，帶有感情的說。
最後金句結尾，這次公司另一個亮點是，結合集團的力量，帶領子公司一起邁向永續。
我把知名職場講師謝文憲-憲哥說過的一句話，"一個人成功，不如兩個人成功；兩個人成功，不如一個團隊成功。"
改成"一家公司永續，不如一個集團永續，一個集團永續，不如一整個台灣永續"，"讓我們一起在永續的道路上，除了追求改善數據外，也能添加點溫度"
在正式上台前，不斷練習，練到記住每頁的順序，讓每頁都流暢銜接。
熟練的目的，讓聽眾感到流暢，也讓評審對公司留下好印象。
5.調心情
決選當天，原本想提早一小時到熟悉場地，沒想到工作人員說，輪到我們報告時才可入場，又增加了簡報的不確定性。後來在休息室遇到也來參加決選的遠東新世紀總經理，居然親自出席。我心想別家公司是派總經理來報告，而我只是個經理，頓時矮一截，令我心情更加緊張，心跳加速。
為了確保上場前有最佳表現，於是開始深呼吸，閉上眼睛在腦中把投影片撥放一遍。想像自己已經在公司待了十年，想像自己對這內容最熟。想像自己已經站在投影布幕前，挺起肩膀，打直腰桿，拿起簡報器，開始簡報。最後張開嘴，發出聲音，讓臉部的肌肉動一動，才不會卡卡的。順手將西裝外套的灰塵拍一拍，領帶對正，面對鏡子微笑一下。
心情調好了，不再緊張，才會有最佳表現。
輪到我進場時，眼前七位評審一字排開，有幾位是在電視上看過的專家學者。深呼吸，把練習許久的內容說出來，七分鐘轉眼間就過去。當我講完最後一個字時，剛好七分鐘鈴響。這時看見眼前有二位評審，轉頭互看一眼，點點頭，臉上露出滿意的表情。我知道，應該中了。
2020/11/18，在圓山大飯店十二樓的頒獎會場，我坐在台下，抬頭看著老闆從總統手中獲得"十大永續典範獎"的獎座，我的眼眶也紅了。
這個獎，不僅是對公司的肯定，對我也是個鼓勵，感謝老闆的信任和同事的協助。相信今天這五個建議，當你未來臨危受命時，可以讓你自信登場，揮出全壘打。
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