2019年11月24日 星期日

不輪轉的英文,該如何做英文簡報?


對許多人來說,簡報是個困難的事,更何況是用不熟悉的語言-英文。

今年三月因緣際會被hunter找去外商面試,職務必要條件之一是"英文流利",對我來說是個很大的挑戰。第一次面試,前面四十分鐘都是用中文面試,後來面試主管突然用英文問問題,結果第一個問題我就聽不懂,我充滿疑惑看著他問"Pardon,what's your mean........."。面試完後hunter打電話跟我說:"郭先生,您不是在竹科擔任主管嗎?怎麼英文似乎比較生疏?"我很慚愧的跟她說:"從大學畢業後都在本土企業工作,幾乎用不到英文,除了出國旅遊外,都沒講英文"。面試完後我知道大概沒機會了。沒想到最後總共歷經六輪七個人的面試(ㄐㄧㄢ  ㄠˊ),終於被錄取。

到了今年八月,被通知要去大陸參加連續二天的亞太區EHS manager meeting,每位主管都要負責半小時的簡報,介紹各廠EHS績效指標,還有哪些best practice。看到會議通知時,心想慘了,醜媳婦還是要見公婆。

台下都是各廠的EHS主管,都是專業人士,這二天的會議不能呼攏過去,廠長也很擔心我,特別把我找去,提醒我:"你就慢慢講,記得用過去式,投影片換頁時不要只會用and,and,and,還可以用其他連接詞",聽廠長講完,我知道他清楚我的英文程度。

這次用英文簡報是壓力,也因為八月底是試用期的最後一個月,如果表現不好,應該就GG了,眼前只剩下三周,想到就頭痛。


於是趕緊到博客來網站,買了二本書來惡補,分別是"14天學好職場英文簡報","零基礎學商務英文,一本就掌握"快速翻了之後,得到一個結論,這幾本書寫得不錯,適合有英文底子的人,但對我來說,不要說14天就能學會,應該41天也學不會。

該怎麼辦?讓我實在很焦慮?如果用中文簡報,我一定沒問題。但我一直陷在英文不好,英文簡報就做不好的框框內。於是靜下心想,該如何解決即將到來的全英文會議。

首先我的弱點是:
1.口語英文不流利,以前都在台灣和大陸工作,很少用英文。
2.文法只會現在式,其他時態都還給國中老師了。
3.無法寫出一個完整的英文句子,更無法像其他主管寫出每頁超過十幾行密密麻麻的英文slide。

只剩三周內要把英文練到流利,不可能。應該要採取不同的角度來面對。
想想自身的優勢:
1.中文簡報還可以
2.EHS專業沒問題
3.會講故事

於是設定這次的簡報策略

1.少寫英文句,只寫關鍵字
2.照片加影片,勝過講好幾遍
3.大圖大文字,去除雜訊干擾
4.有用有趣有感,留下好印象

終於到了正式會議,其他廠的環安主管果然英文流利,但是都是對著螢幕在報告,很少互動。輪到我報告時,照片加影片,果然讓主管們紛紛拿起手機拍投影片,泰國環安主管在會後還請我提供投影片,讓她可以回曼谷廠分享。

這次連續二天的亞洲區主管會議,讓我順利通過英文簡報的考驗,獲得好評。有朋友很好奇地問我,我是如何做到的?後來想想,應該很多人也會遇到類似的情況,如果英文不輪轉,該如何做簡報。

如果你像我一樣,覺得自己的英文都還給國中老師了,遇到英文有時要依賴google翻譯。
如果你像我一樣有時會需要用英文簡報,但是會擔心得不到好效果。
如果你的英文已經說寫流利,但還想讓自己的英文簡報變得更好。

和你分享以下的三個秘訣,這是幫助我完成每一場英文簡報的重要方法,相信對你會有幫助。

1.認識自己,發揮長處

用英文簡報,對一位四十歲從沒用過英文簡報的中年大叔來說,這是個很大的挑戰。我無法找理由說我不去參加會議,我無法跟老闆說請別人代打,遇到了不能閃躲,只能勇敢面對。要解決困難的問題前,要先認清自己手中的武器有哪些,要誠實的面對自己的強項和弱項。

在準備英文簡報前,我清楚知道我的口語不流利,文法只會現在式,連過去式都不會,不知道had been pp如何使用,我甚至把國中時期讀的"顏元叔教授"寫的文法書都拿出來翻,但還是弄不懂....因此與其花時間在改善文法,練發音,倒不如放大現有的優勢來彌補文法的弱點。

認清事實,告訴自己英文要長時累積,一定會慢慢進步的,不要被"英文不好"的框架限制住自己。而簡報是我擅長的領域,清楚的邏輯結構是強項,就要好好發揮這特長。

要解決問題時,如果時間受限,請忽略缺點強化優點。

2.好的簡報結構不分語言

三年前參加簡報課時,有位學長是銷售機械保養油,課後他把簡報打掉重做,最後居然變成國外原廠的銷售簡報範本,這件事我一直記在腦裡,沒想到三年後類似的情形也發生在我身上。

關鍵在於"如何幫住聽眾快速理解",簡報教練王永福-福哥在"上台的技術"這本書提到很簡單卻很重要的觀念,簡報千萬不要有一堆字或是一堆顏色,一堆動畫,那都是雜訊,很容易會造成聽眾的干擾,要有清楚的簡報結構,投影片採用"全圖,半圖半文字,關鍵字",在製作簡報前,不斷地問聽眾想知道什麼,你希望聽眾聽完後記得什麼,抓住這幾個重點,就可準備好一份令人秒懂的簡報。

"大圖大文字,減少雜訊",
其他廠的主管英文好,於是在一張投影片裡用14號字,寫了十幾行的英文,然後從頭念到尾,反而效果不好。
而我英文不好,決定只寫關鍵字,藉由精簡清楚的簡報結構,大圖大文字,一頁一個重點,讓聽眾用"看"的就能秒懂,這樣可以降低用英文口述造成不清楚的疑慮。讓劣勢反而變優勢。

"照片加影片,勝過講好幾遍",因為我不太會寫完整的英文句子來說明,所以這次報告我放了很多真實的照片來說明,在講解某個案例時,甚至用影片來呈現,就如同看電影一樣只要有字幕,沒有聲音,用看的也能理解八九成,而且可以吸引聽眾的注意力。

"有用有趣有感,留下好印象",這次的主管會議沒有特別的格式內容要求,這樣我就可以從理性切入感性收尾,除了分享KPI的數字,我也分享我的感想和做法,講一個故事,勝過千言萬語。

過去我將這些在"上台的技術"所學的方法用在中文簡報上,有很好的效果,最近用在英文簡報,也獲得不錯的迴響。如果你自認英文不好,或許套用書上的方法,也能傳達你想要表達的重點。當然如果你的英文夠好,用字更精準,發音好,讓對方聽得更清楚,這都可提高聽眾的理解速度,達到你想要的目的。

投影片越好,理解速度越快。

3.敢開口,才能替自己創造機會。

記得之前我在FB上求救:"我英文不好,要跟老外做簡報怎麼辦?",有一位在AMD上班的朋友,跟我說:"阿斗仔在乎的是你有沒有想法,而不是文法。",真是一句話驚醒夢中人,英文只是工具,只要能溝通就好,重要的是該如何把你的想法,放到對方的腦子裡。

我認為關鍵步驟就是敢開口,以前我都會擔心文法錯誤,發音不標準,擔心被笑,臉皮太薄,導致不敢開口,也因此錯失了許多學習的機會,現在終於找到方法來克服。

準備充分,就會有自信,有自信,臉皮就厚,氣場也會變強,當然就會敢開口。
一般人不敢開口其實有時代表的是準備不充分,擔心多講多錯,但別忘了,在面對主管的簡報,只要老闆不懂一定會問,所以準備充分就能讓臉皮變厚。
更何況只要能讓對方買單,文法錯了,被笑了,只要結果是好的,被笑了又如何。
如果真的簡報過程中不知道該如何用英文描述,請善用白板,不會說用畫的總可以吧。不會說用比手畫腳總可以吧?最後加上一句:"Do you know what I mean?",相信都能搞定。

舉個例子來說,最近在準備向報告CEO的投影片,事前我還特別找美國籍的副總來陪我演練簡報,我就跟VP說:"我很擔心,會因為英文不流利,導致CEO聽不懂我在說什麼。導致放棄投資台灣",
VP說:"簡報時,全場你是對這主題最懂的人,只要完整的表達你的想法。如果你真的聽不懂荷蘭籍CEO的提問,就勇敢提問,廠長可以幫你翻譯成中文"。

老闆在乎的是你的想法,不是你的文法。


2019/11/19,集團總部CEO飛來台灣,亞洲區總裁和副總陪同,我負責報告台灣廠在未來二年的重大投資計畫,也是運用上述的三個秘訣來準備,CEO在會議中不斷提問,當遇到不知如何用英文描述的內容時,我仍然從容不迫的畫在白板上來說明,最後結論講完時,我問CEO: "Do you have any questions?"
CEO只回了一句 "Crystal clear"

我想這應該是對我最大的肯定,也成功讓CEO決定在台灣加碼投資。未來你有機會做英文簡報時,善用這三個方法,相信也會達到你想要的結果。

"令人秒懂的簡報,可跨過語言的隔閡"

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