白板救了我

今天下午廠長突然跑來找我說，亞洲區總裁要問台灣廠區某個改善的狀況，於是就被叫進會議室，只見總裁跟VP二個長官坐在會議室，我像小媳婦一樣，抱著電腦趕緊找個座位坐下來，但心中不知道總裁要問什麼問題?於是望著總裁，等著他提問，他也看著我，不發一語，空氣開始凝結.

這時廠長轉頭過來看著我，用眼神暗示趕緊開始報告，
可是我不知道總裁到底要聽啥，於是心想乾脆直接問總裁，他想了解哪個部分.

但腦子突然卡住，不知道這句英文該如何說?
傻傻的看著他，心中還在想是要等他先問，還是我要先說，正當腦子還在轉的時候，
突然我脫口而出"You first? or I first?"
此時總裁右手四指併攏手心朝上，指向我說:"You first， I listen"然後坐在一旁的VP接著說:"你就把你昨天跟我說的，再說一遍."
總裁:"但是你只有10分鐘"

慘了，昨天我花了一個小時，用2個excel檔加上1個ppt檔，跟VP報告才讓VP理解我的想法，可是現在只有10分鐘，而且對象是總裁，我該怎麼辦?

此時腎上腺素大量分泌，腦中超頻運轉，一下在想該如何有系統的說，一下在想該如何用英文說，這時突然想起，幾年前跟福哥學簡報時，他有說過"簡報者就像導遊"，在簡報開始前就要先說明接下來會發生的事情，讓聽眾知道等一下會聽到那些內容.
但當場我手邊沒有寫好大綱的ppt，那該怎麼辦?
於是就隨手拿起白板筆開始寫白板，寫下3個流程和幾個keyword.

1.Why， worker's complain
(為什麼要做這件事? 現況遇到的問題)
2.How，data collection/identify area
(如何收集證據，如何定義重點區域)
3.What， improvement plan
(改善計畫是什麼，該如何做? 還有什麼follow item)

在報告的過程中，運用白板寫簡報架構，呈現excel中的偵測數據，運用ppt來說明要優先改善的區域，配上跛腳不輪轉的英文，終於撐完這十分鐘.

總裁聽完後問:"為什麼你要先買二台設備?"
我:"因為今年資本支出的預算只能買二台."
總裁的表情大變，他問:"那你需要幾台才夠?"
聽到這問句，換我傻住，我從沒想過這問題，又不敢亂唬爛，只好先回答"我需要再計算"
總裁:"以後在提計畫的時候，不要讓預算限制你的計劃，你算好之後讓我知道需要買幾台才夠，如果預算不夠，我們可以分幾年來買"
"我很欣賞你的計劃，就去做吧"

今天這個特別的經驗，我學習到三件事情與你分享，如果有一天你也遇到類似的狀況，相信對你會有幫助.

1.簡報結構真的很重要
在開口前，先想清楚要如何帶領聽眾跟著你預設的路走，讓聽眾心裡有個底比較不會迷路，因為如果不先說清楚，當你在講A時，他已經想問B和C了.

2.沒有ppt也可以自己寫白板
過去我都被ppt制約，好像沒有ppt就不會簡報，今天我感受到ppt只是個溝通的工具，如果能準備最好，但沒有ppt也可以用白板，用畫的，用說的都可以，目的是把腦中想的透過任何方法植入聽眾的腦中，讓他們接受你的想法，做出行動.

3.不要讓預算限制你的想像
過去做專案前，腦中都會想cost down，cost down，都會先自己砍斷手腳，想出最省錢的的方式來做，甚至會捨棄一些功能只為了省那2~3%，然後做一次就結束了.
但是老外的想法不一樣，他在乎的是，你有沒有一個合乎邏輯的好計畫，如果計劃是好的，即使今年預算限制無法一次到位，那就分批做，他會支持你的.

對我來說，簡報者就像導遊，簡報結構就像旅遊行程，簡報方式就像運輸工具.不論是ppt還是白板，總會讓你到達目的地.

"好簡報讓你快樂出遊，壞簡報讓你後悔出門"